Processos

Tenho notado em minha andanças profissionais, bem como em meu crescimento e dentro da área que estou atuando, a necessidade de se pôr em prática prazos e escopos do que será, como será e quando será feito.
Recentemente assumi um cargo onde vejo que não há nada descrito e estou tendo de recomeçar tudo!
Com esse panorama, me perguntei: Há realmente uma Gestão de Processos aqui???

Pra variar, em minha eterna inquietude, fui pesquisar sobre o assunto, o qual segue abaixo:

O que é Gestão de Projetos?

Resumo

Nas próximas páginas é apresentado o tema “gestão de projetos”, inicialmente fazendo uma definição de “projeto”, destancando a diferença entre desenvolvimento de um negócio e desenvolvimento de um projeto. Em seguida, é apresentada a conceituação de “gestão de projetos” propriamente dita, algumas áreas de conhecimento envolvidas são mencionadas e são feitas considerações sobre uso de softwares de apoio dentro do contexto de gerenciamento de projetos.

O que é um Projeto?

Antes de abordarmos o tema “Gestão de Projetos”, vamos discutir um pouco a própria definição de "projeto”.

Muitas vezes comentamos que estamos desenvolvendo um projeto, ou que temos idéias para fazer um projeto, mas vamos observar  alguns detalhes, seguindo o conceito utilizado pelo PMI – Project Management Institute, que é um dos institutos mais conceituados no mundo no assunto.

Primeiramente, um projeto é uma iniciativa que é única de alguma forma, seja no produto que gera, seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas envolvidas, ou em outro fator. Isto diferencia projetos de operações regulares de uma empresa – a produção em série de margarinas é uma operação da empresa,

mas por outro lado, a criação de um móvel sob encomenda é um projeto.

Em segundo lugar, um projeto tem um fim bem definido, ou seja, tem um objetivo claro, que quando atingido, caracteriza o final do projeto. Isto faz com que o desenvolvimento de um novo negócio, por exemplo, possa não ser considerado um projeto.

Vamos nos ater a este segundo ponto um pouco mais. Imagine que você tenha uma idéia para um novo produto a ser lançado no mercado, e que você queira pleitear recursos para financiar o desenvolvimento deste negócio. Para isso, você provavelmente irá desenvolver um plano de negócios, que conterá informações sobre o produto em si, sobre as forças do mercado que agirão - 2 - sobre este negócio (clientes, concorrentes, fornecedores, etc...), irá fazer uma análise  de Oportunidades e Ameaças, Pontos fortes e pontos fracos, apresentará planilhas financeiras, montará um plano de Marketing, irá mostrar o diferencial do seu produto e seu negócio, etc, etc, etc...

É possível dizer que a criação deste documento completo é um projeto, mas o conteúdo do documento em si não, uma vez que se trata de um negócio novo, e – salvo exceções – negócios são feitos para durar indefinidamente, não para terem um final em um determinado momento.

Dadas estas definições, façamos uma lista de exemplos de projetos:

A construção de uma  casa é um projeto, o desenvolvimento de um software, a organização de um evento, a construção de um móvel sob encomenda, a implantação de uma nova linha de produção na fábrica, a realização de uma viagem, escrever um livro, criar um documento, executar uma peça de teatro...

Repare na lista acima e confirme as duas características mencionadas anteriormente, comuns a todos os projetos: eles têm um fim bem definido, e são, de alguma forma, sempre únicos.

Portanto, vamos evitar a confusão feita por muitos que limitam a definição de projeto como envolvendo um novo negócio, pois projetos podem ser de inúmeros tipos e tamanhos diferentes, e podem envolver áreas de atuação diferentes, eventualmente não tendo nada a ver com a criação de um novo negócio.

Agora, com alguns esclarecimentos já feitos, passemos à definição de Gestão de Projetos. Leia esta segunda parte do texto sempre tendo em mente a definição de projeto apresentada agora, eventualmente se remetendo aos exemplos dados, para compreender realmente a característica genérica que envolve a gestão

de projetos, ou seja, que faz com que o tema “gestão de projetos” possa ser discutido de forma independente da área de atuação.

O que é Gerenciar um Projeto?

Gerenciar, administrar, coordenar ou gerir um projeto é a aplicação de técnicas, conhecimento e habilidades para garantir que um projeto tenha sucesso.

E gerenciar um projeto envolve desde iniciá-lo até finalizá-lo, passando pelas etapas de planejamento, execução e atividades de controle.

Muitos de nós – senão todos – já coordenaram projetos ao menos uma vez. E o que foi feito para gerenciar o projeto? É possível que um projeto seja gerenciado apenas utilizando-se o bom senso ou boas práticas herdadas de colegas, é possível que outro projeto seja gerenciado apenas usando-se algumas ferramentas 

como o Microsoft Project, e também é possível que ele seja gerido utilizando-se técnicas adequadas para cada uma das suas fases.

O PMI compilou as melhores práticas de gerenciamento de projetos utilizadas ao redor do mundo, que são aplicadas em projetos de tamanhos e áreas diferentes, e montou uma publicação, chamada PMBOK – Project Management Body of Knowledge.

Esta publicação contém inúmeros processos de trabalho, cada um com um conjunto de técnicas e ferramentas, para serem usadas ao longo das cinco fases de um projeto, que, como foi mencionado, são: iniciação, planejamento, execução, controle e finalização.

Este conjunto de processos e técnicas é mundialmente aceito como sendo um padrão bastante razoável para se aplicar em projetos de todos os tipos e tamanhos, e é considerado um conjunto de técnicas modernas de gerenciamento de projeto.

O que se ganha ao aplicar estas técnicas? Aumenta-se significativamente a probabilidade de seu projeto atingir os objetivos para o qual ele foi criado, dentro do prazo estipulado, e dentro do custo esperado. E isso já é um  grande benefício, uma vez que é fato que a maioria dos projetos é concluída em atraso  e com custo

acima do previsto. 

Os processos de trabalho foram organizados pelo PMI em nove áreas do conhecimento. Por exemplo, a gestão do escopo é uma destas áreas, e trata de todos os processos envolvidos  para iniciar o projeto, planejar o escopo do projeto, definir como as alterações de escopo serão tratadas ao longo do projeto, controlar o escopo e assim por diante.

De forma análoga, a gestão de custos é outra área de conhecimento, que trata da realização de estimativas de custos, da criação de orçamentos, de técnicas para se controlar os custos do projeto, etc...

Outra área de conhecimento lida com o gerenciamento de riscos no projeto, e envolve a identificação, a classificação e priorização de riscos, assim como a definição de estratégias a serem adotadas para cada situação que envolve risco.

As demais áreas de conhecimento são: 

• gestão integrada do projeto;
• gestão de prazo;
• gestão de recursos humanos;
• gestão da qualidade;
• gestão da comunicação;
• gestão das aquisições (procurement).

Da mesma forma que existem técnicas para executar cada atividade dentro do processo de gerenciamento de projetos, existem ferramentas para auxiliar as atividades de gestão de projetos, e há ferramentas bastante sofisticadas, como alguns softwares bastante conhecidos, como Microsoft Project, os pacotes da empresa Primavera, Timecontrol, ABT, entre outros inúmeros aplicativos de apoio à gestão de projetos existentes no mercado.

Cuidado deve ser tomado para não aproveitar a facilidade com que são gerados os primeiros resultados em determinados softwares, e considerar o simples uso do software como sendo uma prática completa de gerenciamento do projeto.

Isto significa que, por mais que um software seja sofisticado, se ele não for bem “pilotado”, ou seja, se não houver conhecimento teórico, conceitual, que extrapole os limites do software, existe o risco de cair no que é chamado de GIGO – garbage in, garbage out, ou seja, em uma tradução livre, “se entra lixo, sai lixo”.

Corremos o risco de estar colocando “lixo” no software, e por consequência, extraindo “lixo” dele.

Aliás, algumas das técnicas modernas de gestão de projetos nem requerem o uso de ferramentas sofisticadas, por exemplo, na definição da estrutura analítica do projeto – um dos processos da fase de “planejamento”, da área de conhecimento “gestão de escopo” – é mais apropriado utilizar  folhas de flip chart e adesivos (como post-its), do que ferramentas computacionais.

Lembremos sempre que o gerenciamento de projetos envolve lidar com pessoas a todo momento – a equipe do projeto, o cliente, quem financia o projeto, outras áreas envolvidas, fornecedores, entre outros, e isto requer habilidades que vão além do simples uso de softwares.

Estas breves explicações devem ter introduzido o assunto, esclarecido algumas dúvidas e apresentado o grande espaço existente nas organizações para se aplicar as técnicas modernas de gestão de projetos.

É importante ter consciência de que muito há para se apresentar sobre o tema ainda, muitas são as técnicas de gerenciamento de projetos existentes e que podem ser utilizadas pelas empresas.

E os benefícios de se utilizar os conceitos modernos de gestão de projetos vão da melhor utilização dos recursos da empresa, redução no tempo de colocação de novos produtos no mercado, melhor controle e consequente redução dos custos envolvidos nos projetos, e, culminam, obviamente, na maior satisfação do cliente do projeto e de todas as outras pessoas envolvidas com o projeto.

Fonte: Alcides Pietro é Engenheiro de Produção, pós-graduado em Marketing e em Gestão de Projetos, certificado pelo PMI como Project Management Professional e sócio da PIETRO & DIAS - Gestão de Operações - Gestão de Projetos

CONSULTORIA vs CONSULTOR

Esta ultima semana, tive uma surpresa: Ao ser contratado por uma nova empresa, onde me foi dado um interessante desafio profissional, me deparei com um senhor que já conta com uma boa experiência profissional, dizendo ser este um "CONSULTOR"... Confesso que fiquei feliz no inicio pois seria extremamente interessante a convivência... Ledo engano meu... Este senhor, além de atrapalhar-me durante minha transição profissional. onde eu tinha "n" situações a me interar, se resumia apenas a dizer que "tudo está errado", porém sem apresentar uma solução para o que ele dizia estar errado...
Em face disso, resolvi fazer uma breve pesquisa sobre o que é ser um consultor e o que é consultoria...

Vamos aos fatos...

De acordo com artigo publicado no site ADMINISTRADORES, consultoria é resumidamente o seguinte:
"Consultoria, de uma forma ampla, é o fornecimento de determinada prestação de serviço, em geral por profissional qualificado e conhecedor do tema. O serviço de consultoria oferecido ao cliente, acontece por meio de diagnósticos e processos e tem o propósito de levantar as necessidades do cliente, identificar soluções e recomendar ações. De posse dessas informações, o consultor desenvolve, implanta e viabiliza o projeto de acordo com a necessidade específica de cada cliente."
Já consultor, de acordo com o mesmo artigo... 
"Fazendo uma comparação bastante simples, um consultor é como um “médico”. Quem quer prevenir doenças e garantir uma vida saudável costuma procurar um médico. Quem fica doente geralmente ainda mais rápido um médico. E quem quer evitar ou já tem problemas, procura um consultor. 
     Não necessariamente o consultor atende somente as empresas, pessoas quem tem problemas, por exemplo, financeiros, pode procurar um consultor financeiro. Controlar suas próprias finanças não é coisa muito simples, porque a maioria das pessoas não tem autodisciplina para controlar e planejar suas próprias finanças, isso também acontece muito nas pequenas e médias empresas.
     Um consultor o ajudará na organização e na tomada de decisões, na vida pessoal e empresarial."

Porém ser um Consultor é ser mais que um "médico empresarial"... Na visão deste que vos escreve, apontar problemas qualquer um aponta... É fácil, simples, rápido e muito cômodo por sinal... Mas há um erro que estou reparando que é muito mais comum do que se imagina: Boa parte (não me refiro a todos, claro) se baseiam em suas experiências pregressas e vivências anteriores, muitos (como já falei, não é a regra) esquecem-se de atualizar-se para manter-se devidamente a frente dos processos os quais serão analisados.

Existem piadas sobre a inutilidade e o valor cobrado por um Consultor. Elas advêm do fato de que muitos consultores supervalorizam seus serviços. O mais comum e triste é o despreparo. Muitos profissionais que ficam desempregados e sem preparo ou experiência de uma hora para outra vira Consultor. Não tem se quer nem 2 anos de experiência na área em que se dizem Consultores.

Para se tornar um Consultor é necessário domínio e experiência na área em que se pretende dar consultoria. Para isso é preciso pelos menos 10 anos de experiência profissional dentro do ambiente organizacional. O bom Consultor é o que viveu do lado de dentro da empresa. Teoria só não basta, tem que se ter prática na área que se pretende dar consultoria. Se não fosse assim qualquer universitário que se forma poderia fazer um MBA e estaria apto a exercer a diretoria de qualquer empresa. Mas sabemos que a teoria é muito bom, é o que se aprende na faculdade, mas, á prática se vive no dia a dia.

É obvio que um bom Consultor alia o domínio profissional à escolaridade. Mas há que se ter um equilíbrio. Experiência e escolaridade são grandes diferenciais na hora de contratar um Consultor ou uma Consultoria.

O Consultor é o profissional que entende muito do que se faz na prática e na teoria. E essa experiência ele já mais copia, ele adquire ao longo se sua vida profissional. Encara situações, cria soluções e por criar ele cobra. Afinal experiência tem preço.

Outra característica e importante de um bom consultor é saber ouvir o cliente. Erra quem acha que aquele que fala muito e ouve pouco é o mais capacitado. Um Consultor experiente sabe ouvir o cliente e faz isso já na primeira reunião, é honesto e diz se é possível ou não realizar o que o cliente almeja. Muitas vezes o cliente solicita algo inviável, mas o comum é que o cliente não saiba com exatidão o que quer alcançar ou realizar.

Consultores experientes não são baratos, já que pesquisam, analisam, e geram resultados importantes para a empresa. A finalidade é avaliar, orientar e ajudar os profissionais da empresa a realizar tarefas, buscar objetivos estipular metas. Indicar os caminhos mais curtos para alcançar os objetivos da organização. Corrigir os erros, que normalmente, pelo convívio constante não são observados.

Com base na experiência de varias organizações de consultoria dos EUA, P.W.Shay da ACME (Association of Consulting Management Engineers) de NOVA YORK, resume as principais características do CONSULTOR de sucesso:

1-Boa saúde física e mental;

2-Ética profissional e cortesia;

3-Estabilidade de comportamento e ação;

4-Autoconfiança;

5-Eficácia pessoal (ímpeto e energia);

6-Integridade (qualidade que engendra a confiança);

7-Independência (capacidade de formar suas próprias opiniões com discernimento);

8-Competência intelectual;

9-Capacidade de aplicar o bom senso sempre;

10-Capacidade de simplificar a complexidade do problema, (capacidade analítica);

11-Imaginação criativa;

12-Pericia em relações interpessoais; orientação para o aspecto humano dos problemas,

13-habilidade para ganhar confiança e o respeito, habilidade para conquistar a colaboração do cliente, habilidade em transferir conhecimentos, habilidade em comunicação e persuasão acima da média, escrita, oral, gráfica;

14-Maturidade psicológica (controle emocional e uso da razão).

Legal... Falamos das atividades, características e e principais bases de um consultor... E a Consultoria?

"O objetivo primordial da consultoria enfoca explicar e elucidar, passar argumentos e esclarecimentos, experiências e informações de mérito, congruentes às necessidades da empresa consultante, aprimorando e tornando rápidas implementações de mudanças necessárias que permitirão a ela, o desenvolvimento de uma parceria.

Muitos profissionais e empresários evitam contratar uma consultoria, pelo receio de admitir “incapacidade” de realização dos trabalhos típicos do fazer empresarial. Além disto, “consultor” é, hoje em dia, apônimo pejorativo, em face de algumas empresas terem tido más experiências na contratação de algumas consultoras, sem contar o estigma de onerosas.

Portanto, é de fundamental importância desmistificar o papel da consultoria e conhecer as contribuições concretas que esse tipo de serviço pode trazer para as empresas. Depois, é preciso saber exatamente o que a empresa está buscando, que resultados deseja concretamente alcançar..

Uma Consultoria pode oferecer e transferir ao cliente:

• Conhecimentos, métodos de “como fazer”, habilidades e experiências indisponíveis no mercado, os quais podem ser rápida e efetivamente aplicados, para solucionar problemas e conduzir ao aperfeiçoamento das atividades empresariais;
• Visão especializada imparcial na análise e avaliações das atividades existentes na Empresa;
• Treinamento e educação aos funcionários, incrementando métodos atuais, técnicas e filosofias, que levarão ao aumento da produtividade do cliente.

Procurar uma Consultoria nos dias atuais pode parecer difícil, porém é uma tarefa simples se consideradas as seguintes questões:

• Você sabe, exatamente, por que está procurando uma Consultoria?
• Você já analisou alguns elementos-chave para saber se a consultoria é a solução de seus problemas?

Elementos Básicos Para a Escolha da Consultoria

Reputação

Fator de extrema importância quando você não conhece pessoalmente o Consultor ou, principalmente, quando você necessita de alguém de reconhecida reputação para conseguir “vender” suas recomendações à Diretoria.

Experiência

É o tempo e a forma de atuação no mercado, de alguém que já “viveu” o seu problema e pode dar contribuições valiosas.

Integridade

Disse um filósofo: “De bons amigos, estimação se faça na hora do perigo e não da taça”. Muitas vezes, a consultoria diz coisas que você não quer ouvir, contudo pondere que alguém tem que lhe dizer a verdade que, se ignorada, em casos mais graves pode significar o fim do seu negócio.

Porte

Projeto que envolve grandes recursos não implica, necessariamente, em empresa de consultoria de grande porte. Tamanho nada tem a ver com isso. A manipulação de grandes somas e vultosos recursos pode ser feita por uma pequena empresa. O que vale é o porte de sua capacidade de “fazer acontecer”.

Pessoal

Toda intervenção exige, no mínimo, um “interface”, isto é, alguém da empresa que deverá absorver as experiências da consultoria. Essa pessoa deverá ser escolhida “a dedo”.

Honorários

Dinheiro gasto em projetos – até naqueles que não dão certo, não é custo, é investimento. O aprendizado que fica é irrefutável. Em qualquer projeto de intervenção de consultoria, o que importa é a relação custo-benefício. Os honorários de uma Consultoria podem parecer altos mas, chegado o projeto ao fim com bons resultados, esse gasto é amortizado. Os honorários de uma Consultoria se pagam por si, quando ela é competente, eficiente e profissional.

Prazos

Para a maioria dos projetos, este elemento é de primordial importância. Tempo é dinheiro. Quanto maior a importância do retorno, maior será o peso deste fator. Mas, se você estiver avaliando apenas as necessidades de mudanças futuras, este, com certeza, não será um elemento significativo.

Abordagem

Algumas Consultorias são rígidas, sistemáticas e burocráticas. Outras, mais informais. Os estilos podem variar entre a “participação” e a “imposição”. Veja qual o seu caso. Depende da natureza e da cultura da sua empresa.

Aceitação

A consultoria é um “corpo estranho” no organismo da empresa. Sua não rejeição pelo pessoal também depende da natureza e da cultura predominante na empresa. Seu sucesso depende de pessoas comprometidas com o resultado.

Treinamento

Toda intervenção impõe aprendizado e treinamento. A teoria nada significa se não vinculada à prática. Isto deve ser considerado nos custos quando a intervenção exige longos períodos de treinamento e adaptação.

Aprendizado

O principal produto de uma consultoria é a informação, que deve ser repassada ao cliente. Portanto, é fundamental que o contratante da consultoria e seus funcionários tenham a necessária humildade para aceitar sua nova condição de prosélitos.

Sinergia

Está na capacidade da empresa e da consultoria trabalharem juntos. Neste aspecto, é fundamental avaliar quão bem as partes serão capazes dessa “simbiose”.

Após fazer suas análises e tomar sua decisão, não fique surpreso se o resultado for diferente daquilo que esperava. Isto normalmente acontece. Pode ser que a consultoria não seja o melhor recurso para um projeto específico. Assim, a análise dos elementos acima, dá a você a oportunidade de buscar caminhos alternativos – talvez até mais baratos, para atender as necessidades específicas que você esteja procurando para a sua Empresa." (Fonte: http://www.jlcarneiro.com/ artigo: Você sabe o que é consultoria? - Acessado em 04/06/2011)

Mas afinal, qual a diferença entre consultoria e consultor?
Simples: Consultoria consiste na busca por adequação e verificação de processos, bem como possiveis erros de processos, sejam eles administrativos, operacionais e/õu gerenciais. Já o consultor é quem irá efetuar a verificação e necessidade das possiveis mudanças que se caberão ou não necessárias.


Abraços.


Saúde e paz!